PROCEDUREMANUAL

Vi forklarer, hvad en proceduremanual er, og hvad dens mål er. Dets betydning for en organisation og nogle eksempler.

Proceduremanualen er et dokument til intern brug i en organisation.

Hvad er en proceduremanual?

En proceduremanual er et dokument, der giver information om de forskellige operationer, der udføres af en organisation, virksomhed eller en bestemt afdeling. Den er udarbejdet af den samme institution eller organisation, hvor den bruges og præsenterer dens oplysninger på en detaljeret, ordnet, systematiseret og forståelig måde.

Det er designet som et administrativt værktøj til daglig brug, da det gør det muligt at guide arbejdstagerens præstation i tilfælde af tvivl. På den anden side er det også et instrument, der letter den interne kontrol af organisationen, da det specificerer de opgaver, der skal udføres.

Når vi taler om procedurer på dette område, refererer vi ikke kun til konkrete handlinger og arbejdssæt, men også til de materialer, de involverer, til den rækkefølge, de skal udføres på det tidspunkt, de normalt skal tage og til det systematiske og sammenkoblede sæt af processer, der resulterer i produktionen af virksomheden eller afdelingen.

Det kan tjene dig: Intern kommunikation

Formål med en proceduremanual

Proceduremanualer er beregnet til:

De letter uddannelse og træning af personalet.
De specificerer kapaciteter og ansvar for hvert job, afdeling eller hele organisationen.
De giver et integreret overblik over de processer, der udgør virksomheden eller organisationens arbejde.
De sammensætter organisationens procedurer og får derefter dokumentarisk værdi.
De tillader evaluering af arbejdernes ydelse baseret på det ideal, som virksomheden forventer.

Betydningen af en proceduremanual

Hvis du er i tvivl, kan medarbejdere se proceduremanualen.

Det er almindeligt, at små virksomheder mangler proceduremanualer. Dette kan skyldes, at de ikke har haft tid til det, og heller ikke deres afdelingsområder eller ansvarsområder er fuldt ud defineret (hvis de overhovedet har afdelinger). I andre tilfælde har de simpelthen ikke set behovet for at fremstille et dokument for fremtiden.

Når en virksomhed vokser, er det imidlertid nødvendigt at gennemgå, stille spørgsmål til og overvåge måden, hvorpå arbejdet udføres . Derudover kræver det nye personale faste, skriftlige guider om, hvad dit arbejde inkluderer. På den anden side fungerer proceduremanualer som forsikring: det foretrækkes at have dem og ikke have brug for dem til at have brug for dem og ikke have udviklet dem.